淺談如何選購餐飲電腦系統
在採用「餐館電腦管理系統」前，應先清楚分析應用系統所帶來的好處，以及如何令業務得到改善。 例如：將可節省多少人力、提高多少出餐速度和準確率、對出品的控制掌握有否提高等﹔此外，結賬速度 、帳單式樣、報表功能、存貨控制及統計分析等的成效亦是考慮的範圍。
餐館在使用電腦系統之後，減少人力是無可置疑的，而且在繁忙時間，更見其功效。除此以外，還能提高出餐和結賬的準確率，結賬的速度比人手快得多，吃過的餐品清晰顯示，準確程度更是百份百，大大提升了餐台的周轉率及縮短客人等候的時間。
其次﹐業者也要考慮到餐廳現時的營運規模及將來的發展模式，是否有必要使用「餐館電腦管理系統」。 若決定使用亦要考慮財政預算有多少，是一次購買還是作長期租賃等。一般而言﹐餐飲行業通常以每年銷售額的 3%作為電腦系統的投資標準，這主要是基於成本與收益、開銷、折舊及稅務上的優惠等因素作出考慮。 而是否選用租賃計畫﹐則要視乎客戶的需要而作出選擇。
另外，業者亦需要知道一套怎麼樣的電腦系統和軟體﹐才適合所經營餐廳的地區及經營模式；而系統是否支援其他語文如中文等介面、是否易學易用亦是重要的因素。 筆者認為，根據北美唐人餐館的實際情況，餐館電腦系統一定需要有中英文介面和即時切換，以方便侍應落單， 而廚房及帳單亦同樣有中或英文甚至並存的需要。另外﹐功能齊全、介面易學易用，才符合餐館的實際需要。
嶄新的無線技術與傳統的觸摸式螢幕有什麼區別？ 現在已開始有唐人餐館使用無線點單系統，這將會是未來的一個趨勢，因為它更能徹底實現餐館電腦管理的模式，其好處包括 即時下單、出單同步處理；侍應生不必來回走動，進一步提高落單及結賬的速度及準確性。 現時的無線點單系統所使用的無線頻道與一般民用通訊頻道相同，在決定安裝時，需瞭解附近環境是否會有干擾，以免影響系統的穩定性。
要使「餐館電腦管理系統」發揮其效能及適當地應用，便需要在管理模式、人員培訓、及使用習慣作好準備和安排。而作為餐館的管理層，在選擇供應商的時候，千萬要作多方面的比較。 價格雖然十分重要，但並非唯一的考慮條件。一套好的系統最少能用六、七年以上。筆者曾多次見到一些系統只能運作一年甚至數月便無法使用，其中包括資料庫的容量不足及穩定性低，用者要從新購買別的系統，除白花了錢外，更影響餐館的運作，不但得不到好處，反而增添了麻煩 。
其他考慮的因素如；系統的功能是否全面 (包括如；信用卡結賬、禮品卡、貴賓卡、中央管理，遠端控制，及視像保安監察系統等)，硬體的穩定性、耐用性及軟體的合法使用權等，都是十分重要的。此外，安裝、培訓 、系統保養、維修、售後服務的品質和客戶的口碑等也非常重要。單憑價格去決定購買餐飲系統是一個大忌。
一般餐館電腦系統的硬體有兩種選擇；一種是普通的家用電腦，再加上觸摸屏。這種分件式設備較為平宜，但佔用面積較大，線路及插頭較多。有時很難確定供應商提供電腦的內部元件是否全新產品，所以特別平價的系統需小心查證。另一種是一體化 (all-in-one) 電腦系統，即電腦和觸摸屏連在一起，好處是佔用空間小，美觀，容易搬動或移位，但價格較高，比一般家用電腦貴20-25%，較多高級餐館都會採用這種系統。
最令使用者頭痛的是系統操作發生故障，尢其是在業務最繁忙的時候出現，好的餐飲管理軟體一般不易令系統出現問題，問題多是在於硬體故障，而主要是硬碟機損壞所至，就是最好的硬碟機也不能排除日久故障的扼運。要令系統故障減至最低，除了選用優良軟體外，一套有硬碟機後備功能的系統裝置是一個好選擇，當一部硬碟機壞掉，另一部可自動啟動使系統繼續工作，損壞的硬碟機可隨時拿出修理或更換新的硬碟機，只多花數百美元卻可減少很多麻煩。此外，若有兩台機以上的系統，除了一台主機是用作資料貯存外，也可把另一台機作為後備資料貯存，這樣若主機壞掉，副機可以馬上代替主機工作，因此系統仍可以運作，雖是少了一台機但總比整個系統不能運作的好。市面上有少數軟體提供即時後備資料庫，以避免檔機時所帶來的單據損失，系統能在數分鐘內重新啟動並繼續運作。
一般的餐館系統軟體廣告都標榜有相同的功能，至令選購者無所適從。事實上這些供應商不一定誇大其詞，但是一些軟體在電腦操作過程中可能需要幾個程式才能完成一個特定的功能，操作過程煩覆而要較長的時間完成，比起一些好的軟體只需按一個鍵便完成就遜色得多。所以單憑廣告上所列出的功能，不足以決定軟體的好壞，必須詳細查詢。再者，餐館管理系統除了提供一般的操作功能外，還牽涉到大量資料的貯存，這是一個十分複雜的程式編寫，在資料貯存的過程中，一般較簡單的軟體常出現的問題是令系統操作緩慢或甚至停止工作。好的軟體極少出現這些毛病。
若餐館系統能接駁到互聯網會更有利於維修工作，供應商可直接進入該餐館系統內進行分析或軟體維護及升級，軟體維護人員不需要到現場進行維護，即使供應商在數千哩以外也可以做維護的工作，既省時亦省餞。重點是資料庫是否有足夠保護，以免資料被竊。此外，供應商是否有二十四小時七天的客戶支援服務亦是考慮購買之列。
其實，餐館採用電腦系統與其他企業採用新的技術一樣，都需要詳細考慮和預備。飲食業是一個競爭激烈的行業，每一間餐館都會想盡辦法去招來更多的顧客，因此餐館系統的功能必須照顧到不同的需求。管理軟體的多樣化、多功能和認受性高才是最重要的考慮因素。事實上有很多餐館經營者都是在使用電腦系統後才意識到該系統的功用對餐館有多大益處。 電腦系統只是取代收銀機的功能，是絕對錯誤的觀念，所以選擇時必需小心謹慎，不要因小失大。一套實用而美觀的餐館電腦系統，不但能增強經營及管理效率，亦會令餐館的形像大大提升。 |
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